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會議主持者應注意的事項
  (1) 注意會議議題的先后次序。根據人的心理、生理、精力等特點,與會者在會議的前半部時間里,富有活力和創造性,因此,需要與會者開動腦筋、集中獻智的議題,應放在會議的前半部分,以便使達成的決議質量高。
    (2) 會議的議題,有的可能完全一致,有的可能相當分歧。開會時,可以先分歧,后一致,也可以先一致,后分歧,這要視具體情況而定,但會議主持者一定要有思想準備。先討論分歧的問題,精力集中,可能有助于問題的解決,但如果分歧越來越大,無法收拾,又影響了一致的問題沒有機會討論了。后討論有分歧的問題,對散會的氣氛要有些影響。不管哪一種,主持者最好開始就限定每個議題的討論時間。
    (3) 避免瑣事占據了會議的時間。會議上常有一些人對緊迫而細小的事一定要糾纏個水落石出;對雖不緊迫但影響重大深遠的事卻沒有給予關心和注意。會議主持者頭腦一定要十分清醒,抓住全局性的和影響長遠的議題,切不要讓瑣事干擾。
    (4) 會議必須準時開始。如果有人遲到,會議等上幾分鐘,漸漸地,不準時就成為合法了。最好有一個會議記錄,記上與會者的考勤情況,這對不守時的人是有益的。
    (5) 對會議應實施有力的引導。當會議中有的人言不由衷、嘮叨不停時,會議主持者應暗示他,或利用機會打斷他的話。
    3 3 2 主持會議的要領
    主持會議的要領不外乎兩條:一是處理好議題,即會議的主題、中心;二是應付好與會者。
會議的議題是會議的核心,會議主持者必須在開會之初就把議題說明白:哪一項議題必須在會上由與會者做出決定;哪一項只需要與會者表明意見即可;哪一項需要當事人在會上做報告,然后讓與會者回去進一步思考;哪一項有待于客觀環境的配合才能解決;哪一項與會者必須贊同;哪一項需要建立一個專門小組去做進一步研究對策……
    另一條要領是應付好與會者。首先,一定要讓與會者充分了解如下問題:議題的內容和為什么要請他來參加討論,討論的理由、事情的現狀,現有的解決方案以及對此方案的正反兩方面的意見。其次,要適時地終止辯論。有時辯論已經達成了某種妥協,但主席卻沒有發現,結果是“夜長夢多”,節外生枝。及時終止辯論的情況有多種方式,如,基本一致而及時終止;求同存異而及時終止等。最后,簡明扼要地歸納。每一項議題經過討論后,主持者應當簡明扼要地將決議的結果報告給與會者,同時留下記錄
云臺山旅游服務網發布信息時間:2012/6/10 7:19:44
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